¿Qué es un archivo PDF? Todo lo que necesitas saber

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Formato PDF

Actualmente, los archivos en formato PDF son ampliamente utilizados y muy conocidos en el ámbito empresarial y personal. Este es un tipo de archivo que facilita considerablemente el intercambio de información digital, por lo que ha llegado a convertirse en uno de los formatos predilecto de muchos usuarios.

En esta publicación te hablaremos en detalle sobre este formato, cómo funciona, cómo utilizarlo efectivamente y cómo crear documentos PDF.

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¿Qué es y para qué se utiliza un archivo PDF?

Qué es y para qué se utiliza un archivo PDF

La abreviatura PDF concierne a «Portable Document Format», lo que equivale en español a «Formato de documento portable». Y este es el tipo de formato que se utiliza para mostrar o representar documentos en un computador, independientemente del sistema operativo (Windows, Linux, OS X) bajo el cual opere la máquina. También se utilizan sin importar el software o el dispositivo empleado (tabletas, teléfonos inteligentes, PC o Mac).

Un archivo PDF consiste en una representación íntegra de un documento. Esta representación incluye textos, estilos, gráficos, imágenes, así como información que señala otras características de dicho documento, tales como restricciones, seguridad, etc. Por otro lado, un archivo PDF también puede albergar contenido multimedia como audio y video, enlaces a sitios web, marcadores, entre otros.

El formato PDF fue creado por Adobe Systems y fue en 1993 cuando se lanzó la primera versión de este tipo de documento. La compañía tuvo control sobre su formato hasta el 2008, cuando el PDF fue liberado para ser usado como un estándar abierto. Desde su liberación el formato PDF puede ser empleado en el área comercial sin que esto implique el desembolso de algún tipo de cuota.

Los tipos de PDF que existen

Existen diferentes tipos o subconjuntos del PDF, los cuales tienen una especificación propia y son considerados también como estándares para representar documentos.

PDF/A

El PDF/A se utiliza para lograr la conservación en formato digital de documentos electrónicos. Los documentos que emplean este subconjunto de PDF evaden los factores que pueden poner en riesgo el almacenamiento por tiempo extendido, del documento en forma completa.

Dicho de otra forma, este tipo de formato evita que se utilicen elementos externos que pudieran desaparecer, tales como un tipo de fuente. Es por ello que los PDF/A registran como parte de su contenido, la información concerniente a la tipografía.
Por otro lado, los elementos multimedia, el uso de javascript, referencias a otro contenido, y las formas XML no son soportadas por este tipo de PDF.

Debido a que el PDF/A incluye todos los datos necesarios para reproducir todo el documento, es un poco más grande que un archivo PDF común.

PDF/E

El PDF/E es el tipo de formato que se emplea para los archivos vinculados a la ingeniería. Nos referimos a los documentos que se usan en construcción, geomática y flujos de manufactura.

Este tipo de PDF es muy ventajoso ya que proporciona una vía precisa y compacta, para imprimir archivos de ingeniería, comentarios, soporte de notas, así como los datos referentes al contenido. También brinda portabilidad y seguridad, como cualquier PDF estándar.

PDF/UA

El PDF/UA se lanzó en el 2012. Las letras UA son las siglas para «Universal Accesability», que en español significa «Accesibilidad universal». Los documentos de este tipo poseen todas las definiciones requeridas, para que las personas con algún tipo de discapacidad que hacen uso de recursos tecnológicos, puedan acceder a su contenido.

Los tipos de PDF que existen

PDF/VT

El PDF/VT fue publicado en 2010 con el objetivo de contar con un formato optimizado que permitiera la impresión transaccional y variable, de allí que se utilicen las siglas «VT». En palabras más sencillas, este tipo de formato permite la inclusión de mecanismos modernos para el procesamiento de imágenes y texto.

Por un lado, al imprimir documentos variables se generan páginas de forma individual, por lo que cada documento puede ser personalizado antes de enviarse a sus destinatarios.

Por otro lado, al imprimir de forma transaccional se generan registros de una cuenta, compra, o algún tipo de operación tales como facturas o estados de cuentas. Cuando se incorporan notas de mercadotecnia en el documento transaccional, se denomina transaccional-promocional.

PDF/X

El PDF/X se utiliza para los documentos que contienen imágenes. En esencia es un archivo de formato PDF que posee algunas características adicionales, tales como:

  • Puede hacerse uso de transparencia.
  • Los datos referentes al tipo de letra o tipografía, deben ser incluidos en el documento.
  • No permite elementos multimedia como audio o video.
  • No soporta las formas.
  • Incluye operadores extras que determinan el área de recorte y el sangrado.
  • El archivo posee la información concerniente a la calidad de impresión que se espera.

Características de un archivo con formato PDF

Cómo leer de archivos PDF

El formato PDF debe su gran popularidad a su facilidad de uso, versatilidad, tamaño compacto y portabilidad.

El PDF actualmente es el formato común para el envío y recepción de documentos, en el mundo web y en el mundo interno de las empresas. Estos archivos son muy utilizados debido a sus principales características, las cuales te mencionamos a continuación:

 

  • Un archivo con formato PDF posee el mismo aspecto en lo que se refiere a tipo de imprenta, color, formatos y gráficos, que un archivo impreso.
  • Los documentos PDF pueden visualizarse por medio del navegador, o se pueden guardar en el computador para su impresión o lectura.
  • El programa utilizado para leer los PDF (Acrobat Reader / Lector Acrobat) puede ser obtenido de forma gratuita para casi todos los sistemas operativos.
  • Una gran cantidad de proveedores de software han desarrollado herramientas que permiten la lectura y visualización de archivos en formato PDF.
  • Aunque el Acrobat Reader no permite editar un documento en PDF, brinda la facilidad de copiar el texto del archivo y de efectuar búsquedas de palabras en el texto.
  • Un documento PDF puede ser distribuido mediante la web, enviado por correo electrónico, almacenado en el computador, grabarse en un CD o pendrive.
  • Son muy útiles para compartir contratos, informes, manuales, e incluso libros digitales o e-books.

¿Cómo leer de archivos PDF?

Adobe Systems provee el programa oficial y original para leer los archivos en PDF. Sin embargo, actualmente existen infinidad de sistemas que permiten la visualización de un PDF en la pantalla de computadores y otros dispositivos. Los navegadores también permiten la lectura de estos documentos.

Por su parte, los dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas, suelen incluir aplicaciones para la visualización perfecta de PDFs.

¿Cómo crear archivos PDF?

Como crear archivos PDF

Adobe es el encargado de proveer el sistema original para la creación de archivos en formato PDF. Este programa se denomina «Acrobat». Es un software de pago el cual se puede adquirir mediante una suscripción a los planes de Adobe. Con el Acrobat, puedes crear un PDF en blanco o a partir de otros archivos.

Al igual que ocurre con el lector de PDF, existen infinidad de herramientas que te permiten crear un documento PDF a partir de otros documentos. Estas herramientas son conocidas como convertidores. Y los puedes encontrar en versión online o de escritorio. Uno de los convertidores más populares o utilizados es Lightpdf, este te permite crear PDFs a partir de archivos Word, JPG, PNG, PPT, CAD, Excel, entre otros.

Ventajas de usar archivos en formato PDF

Al utilizar archivos PDF se disfruta de diversas ventajas, te mencionamos las principales:

  • Puedes conservar la apariencia y la integridad de los archivos originales.
  • Te permiten establecer parámetros de seguridad para proteger la información del documento, mediante contraseñas.
  • Si el archivo no cuenta con protección, puedes efectuar la búsqueda de palabras o frases en el contenido, en los marcadores o en los campos de datos del archivo.
  • Son fáciles de crear, utilizar y facilitan la impresión de alta calidad.

Los archivos en formato PDF son instrumentos de trabajo de gran valor, por lo que sin lugar a dudas continuarán formando parte del día a día de los usuarios.